การประชุมทางธุรกิจ - ขั้นตอนของการเตรียมและการปฏิบัติ

การประชุมทางธุรกิจเป็นรูปแบบหนึ่งในการสื่อสารทางธุรกิจโดยมีจุดประสงค์คือการอภิปรายกลุ่มความเข้าใจปัญหาและประเด็นต่างๆขององค์กร (องค์กร) และการตัดสินใจที่เหมาะสม

ประเภทของการประชุมทางธุรกิจได้รับการจัดสรรเพื่อเป้าหมายหรือภารกิจหลักที่ต้องดำเนินการ ได้แก่ การวางแผนแรงจูงใจกิจวัตรประจำวันของกิจกรรมการติดตามกิจกรรมของพนักงานและอื่น ๆ

การจัดเตรียมและจัดเตรียมการประชุมทางธุรกิจมีเทคโนโลยีบางอย่างยึดมั่นซึ่งคุณสามารถเข้าใจรูปแบบของการสื่อสารทางธุรกิจนี้ได้อย่างง่ายดาย

ขั้นตอนที่ 1. การกำหนดวัตถุประสงค์ของการประชุมและวาระการประชุม

การประชุมทางธุรกิจไม่ใช่แค่การประชุมเท่านั้นพนักงาน เป้าหมายควรมีลักษณะเป็นเป้าหมายที่ได้ผลคือการยอมรับการตัดสินใจที่เป็นรูปธรรม ดังนั้นผลนี้ต้องมีการกำหนดไว้ล่วงหน้า การกำหนดการตัดสินใจนั้นมีความเฉพาะเจาะจงมากขึ้นการประชุมจะมีขึ้นอย่างมีประสิทธิภาพและผลที่ได้จะทำได้ ในระหว่างการพิจารณาเป้าหมายผู้จัดจะต้องตอบคำถาม: ปัญหานี้สามารถแก้ไขได้โดยพนักงานที่ระบุในลำดับการทำงานปัจจุบันหรือไม่? สามารถแทนที่การประชุมด้วยโซลูชันอื่นได้หรือไม่?

มีการจัดเตรียมวาระการประชุมไว้ล่วงหน้า ผู้เข้าร่วมการประชุมควรทำความคุ้นเคยกับการอภิปรายที่กำลังจะมีขึ้นพร้อมด้วยเนื้อหาที่จำเป็นเพื่อให้สามารถพิจารณาแนวทางแก้ไขได้ นอกจากนี้แต่ละวาระในวาระต้องมีผลเป้าหมายด้วย นอกเหนือจากรายการในวาระการประชุมแล้วผู้เข้าร่วมประชุมจะได้รับแจ้งจากเวลาที่กำหนดไว้สำหรับการอภิปรายของแต่ละประเด็น

ขั้นตอนที่ 2. การกำหนดเวลาและจำนวนผู้เข้าร่วม

ตามเนื้อผ้าการประชุมทางธุรกิจ (ยกเว้นฉุกเฉิน) จะจัดขึ้นในวันที่ระบุของสัปดาห์ในช่วงบ่าย ระบุวงกลมของผู้เข้าร่วมด้วยวิธีการจัดการจำนวนลูกจ้างขั้นต่ำ ตัวเลือกที่ดีที่สุดคือ 6-7 คน การแก้ปัญหาและปัญหาที่สร้างสรรค์ขึ้นอยู่กับการมีผู้ที่สนใจเท่านั้น เป็นการดีที่จะมอบความไว้วางใจให้กับพนักงานที่มีอำนาจมากที่สุดในหัวข้อนี้

ขั้นตอนที่ 3 การจัดสถานที่

ผู้จัดควรคาดหวังความเข้ากันได้ของผู้เข้าร่วมการประชุม นี้จะช่วยให้คุณสามารถจัดเก้าอี้และที่นั่งคนเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการสื่อสาร ข้อมูลมีการรับรู้ที่ดีขึ้นและเร็วขึ้นหากคุณสามารถมองเห็นคนตาท่าทางของผู้พูด

ขั้นตอนที่ 4 การดำเนินการประชุม: ระยะเวลาและกำหนดการ

การประชุมทางธุรกิจมีส่วนประกอบบางอย่างซึ่งส่งผลโดยตรงต่อประสิทธิผลของการตัดสินใจ ระยะเวลาไม่ควรเกิน 40-45 นาที จิตวิทยาร่วมกันไม่สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพเหนือช่วงเวลานี้ หากมีความจำเป็นที่จะต้องอภิปรายต่อไปขอแนะนำให้หยุดพักอย่างน้อย 30 นาทีซึ่งจะช่วยเพิ่มสภาวะสุขภาพสติ

การประชุมทางธุรกิจควรมีหลักเกณฑ์การแสดง การตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎระเบียบเป็นความรับผิดชอบของประธาน อย่างไรก็ตามการเคารพกฎระเบียบของผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนแสดงให้เห็นถึงความสามารถของพนักงาน

ขั้นตอนที่ 5. รายงานการประชุม

การจัดทำเอกสารอย่างเป็นทางการขั้นตอนหลักของการประชุมชื่อและวิทยากรข้อเสนอและการตัดสินใจซึ่งเป็นองค์ประกอบสำคัญของการประชุมทางธุรกิจ บนพื้นฐานของโปรโตคอลผู้จัดการมีสิทธิที่จะเรียกร้องการดำเนินการตามคำตัดสิน

ขั้นตอนที่ 6 การวิเคราะห์การจัดทำและการดำเนินการประชุม

การประชุมทางธุรกิจถือว่าประสบความสำเร็จถ้าเป็นไปได้บวกตอบคำถาม: วงกลมของผู้เข้าร่วมประชุมได้อย่างถูกต้องอย่างไร? สถานที่ตั้งของผู้เข้าร่วมมีส่วนร่วมในการสื่อสารที่มีประสิทธิผลหรือไม่? ผู้เข้าร่วมการอภิปรายมีความสนใจมากน้อยเพียงใด? อะไรทำหน้าที่เป็นกลยุทธ์การตัดสินใจที่เกิดขึ้นเอง? ข้อขัดแย้งระหว่างเป้าหมายส่วนบุคคลและเป้าหมายร่วมกันมีการประจักษ์อย่างไร? อะไรคือสาเหตุของความขัดแย้ง (ถ้าเกิดขึ้น)? เวลาการประชุมมีประสิทธิภาพหรือไม่?